Interne processen digitaliseren
In de snel veranderende wereld van interieurontwerp en meubelproductie is tijd van essentieel belang. Vector Mais, een in Lissabon gevestigd ontwerp- en bouwbedrijf, heeft dit uit eerste hand ondervonden. Het bedrijf, dat bekend staat om zijn spraakmakende projecten en erkend wordt om zijn kwaliteitsnormen, besefte hoe belangrijk het was om zijn interne processen te moderniseren om een hoge efficiëntie en klanttevredenheid te behouden.
Zo transformeerde Vector Mais zijn workflow door de integratie van pCon.planner PRO en pCon.basket PRO, wat resulteerde in snellere, nauwkeurigere processen en betere resultaten.
Bedrijf in de schijnwerpers: De norm bepalen
Vector Mais, opgericht in 1999, is een vooraanstaand ontwerp- en bouwbedrijf dat gespecialiseerd is in kant-en-klare interieurs voor kantoren, hotels, winkels en zorginstellingen. Het bedrijf is gevestigd in Lissabon en staat bekend om zijn uitzonderlijke vakmanschap en innovatie. Opvallende projecten zijn onder meer:
- Miranda – Elegante kantoren in Alcântara, waar natuurlijke materialen, kunst en een inspirerend uitzicht op de rivier de Tejo samenkomen.
- NAOS – Duurzame werkruimte met organische vormen en milieubewuste materialen zoals kurk en burel-stof.
Vector Mais hanteert ook strenge operationele normen: het bedrijf is ISO 9001:2015-gecertificeerd, wat zijn streven naar voortdurende verbetering, klanttevredenheid en algehele prestaties onderstreept.
Met meer dan twintig jaar ervaring als marktleider heeft Vector Mais zich bewezen als een betrouwbare partner – van het eerste concept tot de bouw en inrichting – die functionele en prachtig vormgegeven ruimtes levert die zich onderscheiden in de markt.
De uitdagingen van een verouderde workflow
De oude workflow van Vector Mais was gebaseerd op losstaande tools en handmatige werkzaamheden. AutoCAD werd gebruikt voor ruimteplanning, Excel voor offertes en elk project/elke order moest handmatig worden ingevoerd in het ERP-systeem Primavera. Deze aanpak bracht een reeks uitdagingen met zich mee:
- Dubbele gegevensinvoer: ontwerpers tekenden plannen in AutoCAD, zetten elk meubelstuk opnieuw op een lijst in Excel voor offertes en nogmaals in Primavera voor orders. Dit kostte veel tijd en leidde tot fouten.
- Trage offertes en vertraagde orderinvoer: het opstellen van een enkele offerte kostte vaak enkele uren handmatig bewerken. Zelfs na goedkeuring moesten artikelen opnieuw in Primavera worden ingevoerd, wat reacties en bestellingen vertraagde.
- Foutgevoelig proces: het kopiëren van codes en prijzen tussen tools leidde vaak tot inconsistenties. Typefouten of verouderde prijzen konden door de mazen van het net glippen en bestellingen beïnvloeden.
- Belaste team- en klantervaring: ontwerpers besteedden te veel tijd aan administratief werk in plaats van aan creatief ontwerpen. Klanten moesten soms dagen wachten op herziene offertes of bevestigingen.
Deze uitdagingen maakten duidelijk dat de status quo onhoudbaar was. Vector Mais had een manier nodig om ontwerp, offertes en bestellingen te combineren in één soepele, geautomatiseerde en efficiënte workflow.
“Voordat we deze tools gingen gebruiken, was het opstellen van een offerte nogal een gedoe”, zegt Inês Seabra, interieurontwerper bij Vector Mais. “Ik was uren bezig met het invoeren van artikelcodes in Primavera en het herhaaldelijk controleren van alles. Dat ging echt ten koste van het creatieve deel van mijn werk.”
Een moderne workflow met pCon
Vector Mais omarmde een verbonden digitale workflow — waarbij ontwerp-, offerte- en ERP-systemen naadloos met elkaar werden verbonden.
Om hun workflow te vernieuwen, implementeerden ze pCon.planner PRO voor ontwerp en pCon.basket PRO voor offertes. Cruciaal was dat de laatste werd geïntegreerd met Primavera ERP, waardoor silo’s tussen ontwerp, verkoop en orderverwerking werden geëlimineerd:
- pCon.planner PRO vervangt AutoCAD: een professionele 3D-ruimteplanningsapplicatie op maat voor interieurontwerp. In plaats van generieke 2D CAD-vormen te tekenen, plaatst Vector Mais nu echte 3D-meubelmodellen met productcodes, opties en prijzen, waardoor direct vanuit het ontwerp een gestructureerde artikellijst wordt gegenereerd.
- pCon.basket PRO vervangt Excel voor offertes: ontwerpers sturen artikellijsten rechtstreeks vanuit pCon.planner naar pCon.basket PRO, waar ze producten verder kunnen configureren, kortingen kunnen toepassen, de lay-out van de offerte kunnen bepalen en eenvoudig marges kunnen berekenen. Offertes zijn professioneel, visueel aantrekkelijk en direct bewerkbaar.
- Integratie met Primavera ERP: de bevestigde offerte wordt met één klik rechtstreeks in hun ERP-systeem geplaatst. Handmatige gegevensinvoer is niet meer nodig, wat de nauwkeurigheid en snelheid ten goede komt.
Kortom, Vector Mais is overgestapt van een handmatig, gefragmenteerd proces naar een uniforme digitale workflow. Ontwerp- en verkoopteams werken nu met dezelfde gegevens en informatie wordt naadloos van de ene stap naar de andere overgebracht.
Resultaten: de voordelen van ERP-integratie voor meubelontwerp
De impact van deze integratie voor meubelontwerp is enorm:
- Efficiëntie en nauwkeurigheid: wat vroeger dagen kostte, wordt nu vaak binnen één dag voltooid. Geautomatiseerde orderinvoer versnelt het proces en elimineert fouten vrijwel volledig.
- Financiële impact: het verwijderen van handmatige processen verlaagt de arbeidskosten en minimaliseert omzetverlies als gevolg van fouten. Zelfs als we conservatief zijn, levert een besparing van 5 uur per projectherziening à € 50 per uur een besparing op van € 250 per herziening, exclusief vermeden herwerk en de kosten van fouten.
- Klantbeleving: Offertes zijn sneller, duidelijker en aantrekkelijker. Verkoopteams kunnen klanten 3D-ontwerpen, renders en AR-ervaringen laten zien en direct bijgewerkte offertes verstrekken – een belangrijk concurrentievoordeel.
- Empowerment van het team: Ontwerpers en verkopers zijn meer betrokken en gemotiveerd. Ze zijn bevrijd van repetitieve taken en kunnen zich concentreren op creativiteit en samenwerking.
“Onze workflow verloopt nu naadloos”, zegt Ana Teixeira, interieur- en meubelontwerper bij Vector Mais. “Ik kan een offerte naar een klant sturen en de bestelling nog dezelfde dag in ons ERP-systeem invoeren. We hebben fouten vrijwel volledig geëlimineerd en talloze uren bespaard – tijd die we nu besteden aan het bedenken van betere oplossingen voor onze klanten.”
Conclusie: inspiratie voor een moderniseringstraject
Het verhaal van Vector Mais toont de concrete waarde van automatisering van het interieurontwerpproces aan.
Door pCon-tools te gebruiken en deze te koppelen aan hun ERP, hebben ze hun workflow gestroomlijnd en meetbare resultaten behaald.
Voor ontwerpers, architecten en fabrikanten is de conclusie duidelijk: een gemoderniseerd ontwerp- en verkoopproces zorgt voor snellere doorlooptijden, minder fouten en sterkere klantrelaties. Digitale tools geven teams de vrijheid om zich te concentreren op creativiteit en meer waarde te leveren.
Deze schaalbare aanpak biedt bedrijven van elke omvang kansen om hun activiteiten te stroomlijnen en zich voor te bereiden op groei. Dezelfde principes kunnen worden toegepast in verschillende markten, waardoor het concurrentievermogen op lange termijn in een veranderend ontwerplandschap wordt gewaarborgd.
Wil je meer weten over pCon en andere oplossingen?
Bezoek ons op pCon-solutions.com of neem gerust contact met ons op!
Team pCon